5 Cách sử dụng Gemini trong Gmail và Google Drive

Google Gemini đang là AI đa phương thức thông minh được phát triển bởi Google. Do đó, nó đang được đưa vào các dịch vụ thông minh mà nhà sản xuất này cung cấp. Hiện tại, Google đang cung cấp phiên bản Gemini AI miễn phí trên web và android. Trong những chủ đề bàn luận về các tính năng của Gemini, việc áp dụng Gemini trong Gmail và Google Drive là rất hữu dụng. Vậy bạn đã biết cách sử dụng Gemini vào Gmail và Drive chưa? Trong bài viết này hãy cùng điểm qua 5 mẹo sử dụng Gemini trong Gmail và Drive. 

1. Google Gemini là gì?

Google Gemini là một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) do Google AI phát triển và được giới thiệu lần đầu vào tháng 12 năm 2023. Mô hình này nổi bật với khả năng xử lý thông tin đa phương tiện và truy xuất dữ liệu theo thời gian thực.

Điều này có nghĩa là Google Gemini có thể làm việc với nhiều loại thông tin khác nhau như hình ảnh, âm thanh, video và mã lập trình, không chỉ giới hạn ở dữ liệu văn bản. Thêm vào đó, nhờ sự kết hợp với kho dữ liệu lớn từ Google Search, YouTube, Gemini có khả năng sử dụng dữ liệu thời gian thực, mang đến những câu trả lời chính xác và cá nhân hóa hơn.

Hiện nay, Google Gemini có ba phiên bản khác nhau về khả năng xử lý dữ liệu:

• Gemini Ultra: Phiên bản mạnh mẽ nhất, có khả năng lập trình, tư duy logic và thực hiện nhiều yêu cầu phức tạp như làm bài tập hay sáng tạo nội dung.
• Gemini Pro: Phiên bản được tối ưu hóa để phục vụ cho các tác vụ thường ngày của người dùng phổ thông. Hiện tại, Gemini Pro đã được tích hợp vào chatbot Gemini.
• Gemini Nano: Phiên bản nhẹ dành riêng cho thiết bị di động.

Đối với Gemini Pro và Gemini Nano, người dùng chỉ cần đăng ký tài khoản Google Gemini và có thể sử dụng miễn phí. Trong khi đó, để trải nghiệm phiên bản cao cấp Gemini Ultra, bạn cần đăng ký tài khoản Gemini Advanced và trả phí.

Xem thêm: So sánh Meta AI, Chat GPT và Gemini AI

2. Cách sử dụng Gemini trong Mail và Google Drive

2.1.Soạn thảo và trả lời Email

Trong bối cảnh làm việc hiện đại, việc soạn thảo và trả lời email là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Để tối ưu hóa quy trình này, Google đã tích hợp Gemini AI vào Gmail, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy cùng Chiêm Tài tìm hiểu chi tiết về tính năng này nhé!

2.1.1.Tính năng soạn thảo Email với Gemini AI

Khi soạn thảo email trong Gmail, bạn sẽ thấy tùy chọn "Help me write" (Hỗ trợ tôi viết) bên cạnh thanh công cụ văn bản ở phía dưới. Tính năng này cho phép bạn nhập yêu cầu hoặc gợi ý và AI sẽ tự động tạo ra một nội dung email phù hợp. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu viết một bài đánh giá tích cực cho một đồng nghiệp bằng cách nhập vào lời nhắc "Write a glowing review for my team member" (Viết đánh giá tích cực cho thành viên trong nhóm của tôi). Sau đó, AI sẽ cung cấp cho bạn một bản nháp email, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo nội dung chuyên nghiệp.

Trong một ví dụ khác, bạn có thể sử dụng Gemini AI để hỏi về giá phòng tại một khách sạn. Chẳng hạn, bạn có thể nhập yêu cầu "Enquire room rates for the last week of September at the Anchavyo resort and also ask about their child policy" (Hỏi về giá phòng cho tuần cuối cùng của tháng 9 tại khu nghỉ dưỡng Anchavyo và hỏi về chính sách trẻ em của họ). AI sẽ tự động tạo ra một email phù hợp với yêu cầu của bạn.

2.1.2. Tùy chỉnh và điều chỉnh nội dung

Nếu bạn không hài lòng với nội dung mà AI tạo ra, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu Gemini AI viết lại, hoặc điều chỉnh nội dung để trở nên chính xác hơn, lịch sự hơn, hoặc ngắn gọn hơn tùy theo mục đích sử dụng. Bạn có thể tái tạo câu trả lời, làm cho thông điệp trở nên trang trọng, mở rộng hoặc rút gọn, giúp bạn có được nội dung hoàn chỉnh mà không cần phải viết lại từ đầu.

2.1.3. Cách sử dụng Gemini AI để soạn thảo Email 

Để sử dụng tính năng này, người dùng cần làm các bước sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị sẵn các yêu cầu rõ ràng và cụ thể - Điều này giúp AI hiểu rõ ý định của bạn và đưa ra phản hồi phù hợp.
• Bước 2: Sử dụng các gợi ý văn bản trực tiếp - Nhập các câu lệnh ngắn gọn, như "write an apology email" (viết email xin lỗi) hay "confirm meeting schedule" (xác nhận lịch họp) để AI dễ dàng tạo nội dung.
• Bước 3: Kiểm tra và chỉnh sửa - Dù AI có khả năng viết rất tốt, bạn vẫn nên kiểm tra lại nội dung để đảm bảo chính xác và phù hợp với phong cách cá nhân.

2.2. Nhận thông tin chi tiết từ email của bạn 

Việc tìm kiếm thông tin quan trọng trong hộp thư Gmail trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với Google Gemini, một công cụ tăng cường năng suất hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn sở hữu nhiều thẻ tín dụng và nhận hóa đơn hàng tháng vào các ngày khác nhau, Gemini có thể giúp bạn truy xuất thông tin nhanh chóng. Bạn chỉ cần yêu cầu Gemini tìm kiếm hóa đơn thẻ tín dụng trong hộp thư Gmail, và công cụ này sẽ tự động trích xuất số tiền cần thanh toán và ngày đến hạn từ từng email.

Không chỉ dừng lại ở đó, bạn có thể mở rộng tab “Nguồn” để tìm các email liên quan, bao gồm thông tin từ email xác nhận chuyến bay hoặc thư mời họp. Đặc biệt, Gemini còn có khả năng tóm tắt các chuỗi email, một tính năng hữu ích đang trong giai đoạn thử nghiệm của chương trình Google Workspace Labs và chưa được phát hành rộng rãi.

2.3. Tóm tắt và tìm hiểu về các tập tin Drive của bạn 

Google Gemini giúp bạn tóm tắt và tìm hiểu nhanh các tập tin trên Google Drive, từ tài liệu dài, bản trình bày, đến bảng tính phức tạp. Chỉ cần mở Gemini và yêu cầu tóm tắt nội dung. Ví dụ, tôi đã sử dụng Gemini để tóm tắt tập tin so sánh OneDrive và Mega của mình, và kết quả nhanh chóng hiển thị các chi tiết quan trọng như giá cả ngay trên thanh bên.

Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tập tin và chọn “Ask Gemini”. Công cụ này còn cung cấp các câu hỏi bổ sung dưới cuối trang, dựa trên nội dung tập tin, giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề. Khi yêu cầu Gemini tóm tắt bảng tính chứa bảng điều khiển bán hàng, công cụ đã đưa ra những gợi ý liên quan để tìm thêm thông tin chi tiết.

Gemini thậm chí có thể trả lời các câu hỏi phức tạp từ nội dung tập tin, chẳng hạn như "Nhân viên bán hàng nào có tỷ lệ chiến thắng cao nhất?" mà không cần bạn phải mở file. Điều này cũng áp dụng cho các tập tin PDF, như trích xuất chi tiết hóa đơn, tóm tắt cơ sở dữ liệu, hoặc nhận cái nhìn tổng quan về ngân sách hàng tháng từ bảng tính. Tuy nhiên, tính năng “Ask Gemini” không hỗ trợ các tập tin phương tiện.

2.4. Tìm tệp và thông tin chi tiết trên Drive của bạn 

Khi bạn biết chính xác tên tệp cần tìm, Google Gemini sẽ giúp bạn truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. Hãy cùng khám phá cách hoạt động của công cụ này.

Truy cập Google Drive và nhấp vào biểu tượng Gemini ở góc trên bên phải. Sau đó, gõ lệnh “Tell me the key takeaways of @tên tệp” và nhấn Enter. Khi bạn bắt đầu nhập tên tệp, Gemini sẽ hiển thị các gợi ý từ menu. Sau khi tóm tắt tệp, Gemini sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết, kèm theo các điểm nổi bật dưới dạng bullet để bạn dễ dàng nắm bắt.

Lưu ý rằng đôi khi Gemini cho Workspace có thể cung cấp thông tin không chính xác. Google khuyến nghị bạn nên kiểm tra lại phản hồi của Gemini trước khi gửi email hoặc chia sẻ tài liệu Drive với người khác.

2.5. Tích hợp Gemini trên Gmail và Drive cho điện thoại Android

Nếu bạn sử dụng Gemini trên điện thoại Android, bạn có thể kích hoạt nó và yêu cầu chatbot AI tìm các email hoặc tệp liên quan từ hộp thư Gmail hoặc tài khoản Google Drive của mình mà không cần mở ứng dụng. Với khả năng nhận diện giọng nói xuất sắc của Google, việc tích hợp Gemini trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết trên thiết bị di động. Đây là một công cụ không thể thiếu cho các chuyên gia bận rộn, những người muốn truy cập email hoặc tóm tắt tệp chỉ với một lệnh thoại.

Hãy nâng cấp trải nghiệm Gmail và Google Drive của bạn ngay! Google đã tích hợp thành công Gemini vào Gmail và Google Drive, đặc biệt hữu ích khi bạn nhận hàng trăm email mỗi ngày hoặc có hàng ngàn tệp trong Drive. Ngoài ra, Gemini còn khả dụng trên các ứng dụng Workspace như Docs, Slides, và Sheets với gói Google One AI Premium. Gói này cho phép bạn tạo bảng, tạo công thức, tóm tắt bảng tính và tạo mẫu một cách nhanh chóng.

Vậy là bài viết trên đã cung cấp thông tin về 5 cách sử dụng Google Gemini trong Gmail và Drive. Hy vọng bạn sẽ thực hiện thành công, theo dõi Chiêm Tài ngay hôm nay để cập nhật nhiều tin tức công nghệ hữu ích hơn nhé.